הגדרת אירועים רבים באמצעות קובץ אקסל

הדרכת מערכות NBS

אם יש לכם הרבה אירועים שאתם צריכים למכור כרטיסים עבורם,

אתם ודאי מעוניינים לקצר את תהליך הכנת המערכת למכירה שלכם.
אנחנו מאוד רוצים לעזור לכם!
ולכן במקום להגדיר באתר הניהול כל אירוע בנפרד, אנחנו מציעים לכם לשלוח לנו במייל אקסל עם הפרטים הנדרשים, והנציגים המסורים שלנו יעדכנו עבורכם את כל האירועים שלכם.

NBS

לתשומת לב: בכדי שהמערכת תהיה מוכנה לכם בזמן יש לשלוח את הקובץ כשהוא מלא בפרטים לפי ההוראות, עד 7 ימי עסקים לפני פתיחת המערכת.
חשוב מאוד: ניתן לשנות להוסיף או להוריד אירועים באתר גם לאחר העדכון של הקובץ ולכן עדיף לשלוח את הקובץ מוקדם גם אם יש פרטים אחרונים שעוד לא נסגרו.

איך עושים את זה ?

3 השלבים	פירוט	הערות
הורדת קובץ אקסל	מכאן	או מכאן פורמט אירועים.xlsx
מילוי הקובץ	יש למלא את השדות שהכותרות שלהם מוזרחות בצבע צהוב, את שאר העמודות אין צורך למלא	יש להקפיד על כללי מילוי הקובץ! הסבר מפורט ראה בפוסט הבא
שליחה לשירות הלקוחות	במייל: cs@nbs-app.net	בשורת הנושא יש לכתוב 'טעינת אירועים למערכת סיילס מקובץ אקסל'' כמו"כ יש לציין את מספר הלקוח בשליחת המייל
> זמנים	יש לשלוח 7 ימי עסקים לפני הפעלת המערכת,	ניתן להוסיף / למחוק / לשנות פרטי אירועים לאחר טעינת הקובץ על ידי הנציגים.

חשוב מאוד! לאחר שהנציגים המקצועיים שלנו יטענו את האירועים למערכת נשלח אליכם הודעה עם אישור על טעינת הקובץ, ובאחריותכם לבדוק בלשונית מכירה שכל האירועים עלו בצורה טובה, וכן יש להעלות את ההקלטות.

כיצד עורכים מוצר מוסבר כאן

אנו מאחלים לכם בהצלחה

צוות NBS

הדרכת מערכות NBS

הסבר על אופן מילוי הקובץ

1. השדה המוזרח הראשון הוא: שם האירוע.

בשדה זה יש למלא את כל הפרטים שאתם רוצים שישמעו בטלפון ויוצג באתר, ולכן יש למלא את כל פרטי האירוע, תאריך שעה ומיקום. מוגבל ל 200 תוים.
יש לשים לב שלא להגדיר את אותו שם בדיוק פעמיים מכיון שזה יוצר באגים במערכת.

לדוגמא: סרט, טלי אברהמי, ביום ראשון, יא באלול, בשעה 20:30

הערה חשובה: לאחר שהאירועים יטענו למערכת ניתן יהיה להעלות קובץ שמע (הקלטה) עם פרטי האירוע.
במידה ולא מעלים קובץ שמע המערכת משמיעה את הטקסט שתכתבו כאן בקול רובוטי, ולכן יש לשים לב שלא לכתוב תוים שעלולים להפריע בהקראה כדוגמת - . & או כל תו מיוחד אחר, זה עלול לגרום לבעיות בהקראה.

2. השדה המוזרח השני הוא: קטגוריה לאירוע.

שדה זה הוא חובה, אם יש לכם כמה קטגוריות לאירועים (לדוגמא: אירועים לנשים, אירועים לילדים וכו) תוכלו למלא בכל מוצר שם אחר, אחרת תמלאו בכולם שם כולל כדוגמת 'אירועים קיץ 2023'

שימו לב למלא באיות מדוייק, אחרת יווצרו קטגוריות נפרדות.

3. השדה המוזרח השלישי הוא: מק"ט.

ישנם שתי אפשרויות בהגדרת המערכת הטלפונית.

שכל מאזין בוחר במספר האירוע אותו הוא רוצה להזמין (מק"ט).
המאזין שומע אירוע אחרי אירוע ובוחר בהזמנה או להמשיך לאירוע הבא.
ניתן להגדיר את שתי האפשרויות כך שהמאזין יבחר כיצד להזמין.
בד"כ בהזמנת אירועים מספיקה האפשרות של הזמנה לפי מק"ט.

האפשרות של מק"ט מיועד בכדי להגדיר את האפשרות הראשונה, דהיינו שבכדי להזמין את האירוע המאזין יצטרך להקיש את המספר שתכתבו בעמודה זו.
באם המערכת שלכם אמורה לעבוד רק עם האפשרות השניה, תוכלו להשאיר עמודה זו ריקה וראה להלן בשדה סדר השמעה בטלפון.

4. השדה המוזרח הרביעי הוא: מחיר.

יש להכניס את מחיר ההשתתפות באירוע, כולל מע"מ, לאדם בודד.
יש לכתוב מספר בלי שם תוספת. לדוגמא :
יש לכתוב: 100
ולא 100 שח / או 100 ש"ח וכדו'

5. השדה המוזרח החמישי הוא: סדר השמעה בטלפון.

אפשרות זו מיועדת לאפשרות שהמאזין שומע אירוע אחרי אירוע ובוחר אם להזמין, כך שאם המערכת שלכם עובדת רק עם הקשת מספר מק"ט ניתן להשאיר ריק.
עמודה זו תקבע את הסדר בו המאזין ישמע את האירועים, יש לשים לב שאין מספר אחד שתי פעמים.
כמובן שלמען הסדר הטוב מומלץ להכניס מספרים רציפים, אבל זה לא חובה גם אם תגדירו 1,6,9,52, זה ישמיע את המוצרים לפי הסדר מהקטן לגדול.
[ניתן גם להגדיר מספר עשרוני לדוגמא: 1.1 (מיועד למקרה שהגדרתם מוצרים 1 ו 2 ואתם רוצים להוסיף אירוע שיושמע אחרי 1 ולפני 2)]

6. השדה המוזרח השישי הוא: שמיעת מחיר בטלפון.

יש לכתוב "כן", אם רוצים שלא ישמעו מחיר בטלפון יש להשאיר ריק.

7. השדה המוזרח השביעי הוא: מספר מכירה.

כאן יש לרשום את מספר המכירה איליה יעלו המוצרים, במידה וישאר ריק המוצרים יעלו רק לקטלוג המוצרים.

8. השדה המוזרח השמיני הוא: מלאי כרטיסים לארוע.

יש לרשום את כמות הכרטיסים שניתנת להזמנה (לפי כמות המקומות באולם) מעבר למספר שתכניסו לא יהיה ניתן לרכוש כרטיסים.

9. השדה המוזרח התשיעי הוא: הגבלת כרטיסים להזמנה.

אם אתם רוצים להגביל את כמות הכרטיסים שלקוח יוכל להזמין לאירוע יש למלא את הכמות המקסימלית שניתן להזמין.
לדוגמא: אם תגדירו 2, לקוח לא יוכל להזמין יותר מ 2 כרטיסים.

10. השדה המוזרח העשיריהוא: תאריך התחלת מכירת האירוע.

כאן כותבים את התאריך של פתיחת האפשרות להזמין את הכרטיס במערכת המכירות.
יש להקפיד מאוד על אופן מילוי התאריך בפורמט הנדרש במדוייק (ראה הסבר על הפורמט, להלן).

למה צריך להגדיר תאריך לפתיחת האירוע במערכת ההזמנות ?

דוגמא: ישנו אירוע שעדיין לא בטוח שיתקיים או שעדיין לא ברור המיקום או השעה שלו, ואי אפשר כמובן לפתוח מוצר להזמנה כשהפרטים לא סגורים. ומצד שני חשוב לנו להתחיל להפעיל את המערכת להזמנות, לאירועים אחרים שכן סגורים.

מה שנעשה זה שנגדיר תאריך התחלה מאוחר למשל אם אנו שולחים את הקובץ ב 20 ליוני כדי להפעיל את המערכת ב 1 ליולי נוכל להגדיר למוצר מסויים שיהיה ניתן להזמין אותו רק מ 15 ביולי, עד אז הפרטים יסגרו סופית.

> כמובן שנצטרך לזכור לעדכן את הפרטים באתר אחרי שהקובץ יעודכן על ידי שירות הלקוחות.

11. השדה המוזרח האחת עשרה הוא: תאריך סיום מכירת הארוע.

כאן כותבים את התאריך של סגירת האפשרות להזמין את הכרטיס במערכת המכירות.
יש להקפיד מאוד על אופן מילוי התאריך בפורמט הנדרש במדוייק (ראה הסבר על הפורמט, להלן).

למה צריך להגדיר תאריך לסגירת האירוע במערכת ההזמנות ?

דוגמא: עריית **** מוכרת 22 אירועים בחודש אוגוסט, האירוע הראשון מתקיים ביום הראשון של החודש בשעה 10 בבוקר. והאירוע האחרון מתקיים ב 31 לחודש בשעה 10 בבוקר.

בשביל שהמערכת תהיה פתוחה להזמנות עבור האירוע האחרון עד האירוע האחרון (בכפוף למלאי כמובן) אבל שלא יוכלו להזמין מקומות לאירוע הראשון אחרי שהוא כבר היה. אנחנו נגדיר לאירוע הראשון תאריך סיום הזמנה ב 10:00 01/08/2023.

הסבר על פורמט התאריך בשדות השמיני והתשיעי:
יש לכתוב את התאריך והשעה בפורמט הבא dd/mm/YYYY HH:MM

dd/mm/YYYY HH:MM
דקה:שעה רווח שנה/חודש/יום

לדוגמא עבור הראשון ביולי 2023 בשעה אחת עשרה בלילה יש לכתוב 01/07/2023 לאחמ"כ רווח ולאחמ"כ 23:00

הערה חשובה: אין לשנות את בעיצוב התאים את סוג התא, הוא צריך להיות כללי.

12. השדה המוזרח השתים עשרה הוא שופי תיאור מקוצר עד 300 תוים.

כאן יש לכתוב תיאור עבור אתר המכירות שופי את התיאור שתכתבו כאן יוכלו המזמינים לקרוא באתר.
בכדי להוסיף שדה נוסף יש לרדת שורה, ניתן להקיש על Alt+Enter.

NBS